1. Ylikommunikoi

Tekijöiden ollessa eri paikoissa ei ole mahdollista kommunikoida liikaa. Sääntö pätee ihan tavallisessa arjessakin, mutta etätöissä pienenkin tiedon jatkuva jakaminen on välttämätöntä. Jos mietit, pitäisiköhän tästä asiasta kertoa kollegalle, vastaus on aina kyllä. Siirsimme aikaisessa vaiheessa kaikki kanban-seinämme digitaaliseen muotoon Trelloon, jotta hyviksi havaitut kommunikointivälineet siirtyisivät mahdollisimman tehokkaasti etätyön maailmaan.

Ainiin, ja muista näyttää naamaasi aina kuin mahdollista. Videopuheluissa on usein houkutus sulkea kamera, mutta älä turhaan ujostele. Kasvotusten viestintä on tarkempaa ja fokuksen pitäminen helpompaa.

2. Käytä kanavia, joissa yhteydenotto ei ole iso juttu

Jotta ylikommunikointi olisi mahdollista myös työvälineiden on tuettava turhempiakin keskusteluja. Videopalaverit, meilit ja puhelinsoitot jäävät helposti kaikkein suurimpien ja kiireellisimpien aiheiden kanaviksi. Näiden rinnalla käytämme esimerkiksi ryhmächatalustoja kuten Flowdockia, Google Hangoutsia ja Slackia. Poikkeustilassa olemme myös ottaneet pelaajien suosiman Discordin käyttöön, joka mahdollistaa yhdessä työskentelyn virtuaalisissa työtiloissa äänen välityksellä.

3. Muista että yhteiset kahvitauot kuuluvat myös etätyöhön

Etätöissä unohtuu helposti, että työpaikalla tehdään välillä myös muutakin kuin töitä. Näitä hetkiä kirjataan harvemmin työsopimuksiin tai organisaatioiden tavoitteisiin, mutta se ei tee niistä yhtään vähemmän tärkeitä. Päinvastoin. Nämä epäviralliset keskustelut rakentavat yhteistä kulttuuria. Kun tunnemme työkaverimme paremmin, luotamme toisiimme myös hankalimmilla hetkillä. Sen takia pidämme nyt News Labissa päivittäisen kahvitteluun omistetun videopalaverin, johon kuka tahansa saa osallistua ja ainoa sääntö on, ettei siinä puhuta työasioista.

4. Tee itsellesi selväksi, milloin olet töissä

Rutiinien luomiseen ei ole yhtä oikeaa keinoa, osa meistä tekee työmatkan kävelemällä korttelin ympäri takaisin kotityöpöydän ääreen, osa käyttää herätyskelloa työajan rytmittämiseksi. Toisille taas on tärkeä pukeutua siististi ja laittautua työpäivää varten. Olivat rutiinisi millaisia tahansa, niin käytä niitä muistuttamaan itseäsi, ettet ole koko ajan töissä kotonakaan. Muista kuitenkin olla itsellesi joustava pomo – on ihan okei pilkkoa päivä osiin ja tehdä hommia silloin kun se sopii omaan arkirytmiin parhaiten.

5. Uskalla kokeilla uusia keinoja Kukaan meistä ei tiedä, mitkä välineet sopivat parhaiten mihinkin etätöiksi yhtäkkiä siirtyneisiin tehtäviin. Uskalla kokeilla uusia tapoja, kanavia ja ohjelmistoja. Pahinta mitä voi tapahtua on, että ne eivät toimi. Improvisaatioteattereissa on sääntö, että kollegan hullutuksiin on aina aluksi lähdettävä mukaan, eikä niitä saa tyrmätä ennen kokeilua. Se on hyvä sääntö.